Simplifica-ti afacerea

O noua zi de lucru. Incepeti la 8,00 si, in timp ce va beti cafeaua pe fuga, va ganditi la proiectele importante pe care le-ati tot amanat in ultimele saptamani. Poate ca astazi, dupa sedinta, veti avea in sfarsit timp sa va ocupati de strategia si planificarea pentru ele. 12,30: sedinta se termina; a durat mai mult decat fusese planificat si incepe sa va ia foamea, dar, odata cu ea, incep si telefoanele urgente de la clienti, si email-urile cu probleme ale membrilor echipei, legate de activitati curente. Ca si cand nu ar fi fost suficient, va treziti ca intre timp ati primit un teanc de documente pentru verificare si semnare. Realizati brusc ca este ceasul 20,00 si, iarasi, nu ati apucat sa va ocupati decat de aspecte operationale. Doriti ca maine sa fie altfel? Puteti sa va simplificati afacerea, pentru a va concentra pe dezvoltare si strategia pe termen lung a firmei, punand in aplicare ideile de mai jos, care au o eficienta dovedita:

Tehnologie
1. Investiti intr-un server. Acesta va poate ajuta enorm in “lupta” continua cu teancurile din ce in ce mai mari de documente. In comparatie cu solutia inlantuirii mai multor PC-uri, server-ul inseamna un plus de securitate si, in acelasi timp, de eficienta. Salvarea copiilor de siguranta este si ea mai facila atunci cand toate documentele importante sunt pastrate pe un server.

2. Fiti prezent pe internet! Site-ul propriu poate deveni principala “poarta de acces” a clientilor catre afacerea voastra. Este ieftin, simplu si practic. Nu fiti adeptul gadget-urilor de design si al solutiilor high-tech “de fite” care, pe langa costurile ridicate, va pot incarca si complica paginile inutil: solicitati si dati unda verde unui site orientat pe claritate si functionalitate, in care clientul sa poata gasi cat mai rapid informatiile de interes maxim si…sa poata comanda cu viteza luminii.
pensiuni animat

3. Treceti la facturarea si incasarea online. Un sistem automatizat de incasari si collection, care sa includa si aceasta platforma on-line, este o cheltuiala care merita din plin. El salveaza mult din timpul celor care urmaresc incasarile, aducand si un plus de claritate si calitate activitatilor de facturare si collection. Monitorizarea si raportarea situatiei incasarilor si a rau-platnicilor devine floare la ureche cu un asemenea sistem! In cazul unei afaceri bazate pe numar mare de clienti, o astfel de aplicatie permite si reducerea cheltuielilor de personal/ cu outsourcing-ul pe collection, deoarece se pot face programari automate pentru actiuni de dunning (aplicatia urmareste incasarile si, daca un client nu a achitat pana in ziua scadentei/ pana in ziua x dupa scadenta, el este apelat automat de IVR/ notificat automat pe email, numarul actiunilor “cu voce umana” putand fi redus).

Finante
4. Reanalizati serviciile bancare de care beneficiati. Pachetele de servicii contractate cu banca includ de multe ori si facilitati de care nu aveti aproape niciodata nevoie: analizati continutul acestor pachete de servicii si renegociati-le, pentru a salva niste bani cheltuiti inutil si care ar putea merge catre investitii.

5. Platiti acum. In masura in care lichiditatile va permit, platiti in avans facturile cu abonamentele si alte servicii cu valoare constanta de la luna la luna. In acest fel, se va pierde mai putin timp cu plata acestor facturi si, in unele cazuri, puteti obtine discount-uri.

6. Centralizati gestiunea politelor de asigurare. Alegeti sa incheiati toate politele de asigurare la aceeasi societate si faceti astfel incat sa le puteti innoi in aceeasi zi fara pierderi banesti semnificative.

Management
7. Spuneti “da” pentru o aplicatie de work management! Este o investitie care merita daca afacerea a atins un anumit grad de complexitate si un anumit numar de angajati (numar ce variaza in functie de organizare). Complexitatea aplicatiei poate varia de la un minim necesar (evidenta orelor de munca a angajatilor si a stadiului unor proiecte) pana la includerea unor facilitati avansate, cum ar fi calculul necesarului de resurse si timing-ul acestora intr-un call center.

8. Externalizati activitatea de HR. Administrarea salariilor si beneficiilor este o activitate consumatoare de timp mai mult in zilele din apropierea platilor, de aceea se preteaza foarte bine externalizarii. In plus, externalizand aceasta activitate eliminati riscul unor penalitati urmare a platii cu intarziere de contributii aferente salariului.

9. Rariti sedintele cu personalul. Mai putine astfel de sedinte inseamna, in ultima instanta, mai putina vorbarie si mai mult timp pentru actiune. Organizati asemenea sedinte doar cand sunt absolut necesare (schimbari/ evenimente majore, prezentarea trimestriala a rezultatelor). In rest, comunicarea pe email este alegerea potrivita. Angajatii va vor multumi pentru aceasta decizie iar voi veti folosi mult mai eficient timpul astfel obtinut.